מכינים את החנות לחגים: מדריך מעשי לכל עסק מבוסס הזמנות

בתחילת ספטמבר קל לחשוב שהחגים עוד רחוקים. ואז מתחילות ההודעות: "עד מתי אפשר להזמין?", "אפשר לקבל לפני החג?", "אתם מחלקים גם בסוכות?". הספק מבקש כמויות מוקדם יותר, המחסן או המקרר מתמלאים, והיומן שהיה עמוס גם קודם הופך מהר מאוד לפאזל.

תשרי הוא לא רק תקופה של יותר או פחות הזמנות. הוא חודש שבו הביקוש משתנה. יש לקוחות שנוסעים לחו״ל ולא מזמינים בכלל, ויש אחרים שמארחים ורוצים שהכול יהיה אצלם בבית מוקדם, לרוב יום או יומיים לפני ערב החג. גם אתם, בעלי העסק, אולי רוצים לקחת אוויר ולצאת לחופש.

כל אלה לגמרי לגיטימיים. רק צריך לדעת למה לצפות ולתכנן בהתאם אחרת תפספסו הזדמנות להגדיל הזמנות ולצבור לקוחות קבועים.

קודם כול, פותחים יומן

השנה ערב ראש השנה חל ביום שישי, 11 בספטמבר. בתי הספר בחופשה עד יום ראשון, 13 בספטמבר, וחוזרים ביום שני, 14 בספטמבר.

ערב יום כיפור חל ביום ראשון, 20 בספטמבר, ויום כיפור עצמו ביום שני. בין יום כיפור לסוכות יש שלושה ימי לימודים: 22 עד 24 בספטמבר.

ערב סוכות חל ביום שישי, 25 בספטמבר. חופשת סוכות נמשכת עד שבת, 3 באוקטובר. בגנים, ביסודי ובחטיבות הביניים חוזרים ביום ראשון, 4 באוקטובר, ובתיכונים ביום שני.

ועכשיו ספרו רגע: שני ערבי חג נופלים השנה על יום שישי, וימי החלוקה המלאים האחרונים לפני ראש השנה הם רביעי וחמישי, 9-10.9. מראש השנה ועד סוף סוכות נשארים בסך הכול שבעה ימי עבודה מלאים: שני עד חמישי 14-17.9, ושלישי עד חמישי 22-24.9. כל השאר הוא שישי קצר, ערב חג או חול המועד. כל מה שלא נסגר מראש יצטרך להידחס לתוך הימים האלה.

והלוח הזה משנה את ההתנהגות של הלקוחות, לא פחות משהוא משנה את היומן שלכם. משפחות עם ילדים בחופש נמצאות פחות בשגרה, נוסעות, מארחות, או פשוט לא נמצאות בבית בשעות האיסוף הרגילות. לכן לא כדאי להעתיק את לוח החלוקה של שבוע רגיל ולקוות לטוב.

לא כל הלקוחות מזמינים יותר בחג

יש עסקים שרואים קפיצה בהזמנות לפני ראש השנה. אחרים רואים דווקא שבוע חלש, כי חלק מהלקוחות הקבועים בחו״ל או אצל המשפחה. אצל רוב העסקים קורים שני הדברים במקביל: אזור אחד מתחזק, אזור אחר נחלש, ולקוחות שמזמינים בדרך כלל סל קטן מזמינים פתאום סל משפחתי.

לפני שמזמינים מהספק או בונים מארזים, כדאי להציץ בהזמנות של שנים קודמות ובשבועות האחרונים. מי בדרך כלל מזמין? מי נעלם? באילו אזורים יש יותר איסוף עצמי, ובאילו אזורים צריך דווקא משלוח?

לא צריך לנחש הכול מראש ומספיק להגיע לחג עם הערכה מציאותית לאיך התקופה הזאת אמורה להראות. מה שבטוח הוא שהביקוש לא עולה/יורד באותה צורה אצל כל הלקוחות.

להביא את האוכל בזמן, לא רק לפני החג

לקוח שמארח ארוחת חג מזמין מוצרים טובים, אבל מה שבאמת מעסיק אותו זה מתי הם יהיו אצלו.

אוכל מוכן, מאפים או מנות שצריכות להיות טריות במיוחד, לפעמים נכון לחלק בבוקר ערב החג אך לרוב עדיף ביום שלפניו ואף יומיים לפני. מוצרי גלם, ירקות, בשר, גבינות או יין יכולים להגיע אפילו קודם מספר ימים לפני, כדי שלכולם יהיה זמן להתארגן.

זה אומר שימי החלוקה שלכם אולי צריכים לזוז. אם יום החלוקה הרגיל הוא שישי, ייתכן שלפני ראש השנה או סוכות תעדיפו להקדים לרביעי או לחמישי. לכל אזור צריך להיות יום ברור, שעת סגירת הזמנות ברורה, ותשובה פשוטה לשאלה "מתי זה מגיע אליי?". את שעת הסגירה גוזרים אחורה מזמן ההכנה: אם צריך יומיים ללקט ולארוז, סוגרים יומיים לפני, בלי להתבייש.

לא פחות חשוב: אם יש איסוף עצמי, תבדקו שהשעות באמת מתאימות לחופשת בתי הספר ולמשפחות שנמצאות מחוץ לשגרה. לפעמים חלון איסוף קצת מאוחר יותר, או נקודת חלוקה קרובה יותר, יעשו הבדל גדול.

מארזי חג צריכים לפשט את החיים

מארז חג טוב יכול להגדיל סל קנייה ולהביא לקוחות חדשים. אבל עשרה מארזים שונים, שכל אחד דורש אריזה אחרת, יכולים להפוך את ערב החג ליום של טעויות.

עדיף להתחיל בשניים או שלושה מארזים ברורים: קטן, בינוני וגדול. לכל מארז שם פשוט, תמונה טובה, מחיר שקל להבין ותכולה שלא משתנה ברגע האחרון. ושווה לתת להם קטגוריה ייעודית בראש החנות, כדי שלקוח שנכנס בשביל מתנה ימצא אותה בקליק אחד.

אם יש מבצע, מספיק מבצע אחד ברור. ואם מארז נשען על מוצר מוגבל (דבש, יין, פירות מסוימים או גבינות), צריך להחליט מראש מה קורה כשהוא נגמר. בחנות שמנהלת את מלאי המארז לפי תתי המוצרים שלו זה קורה לבד: נגמר מרכיב, המארז מפסיק להימכר, ולא מגלים את זה ביום האריזה.

מלאי וספקים: לא משאירים מקום להפתעות

בחג גם הספקים עובדים תחת לחץ. מה שנראה זמין בתחילת השבוע יכול להיעלם עד יום רביעי.

פתחו הזמנות מוקדמות, הגדירו כמות מלאי למוצרים המוגבלים ותנו לחנות לסגור לבד מוצר שנגמר, וסגרו כמויות מול ספקים לפי הזמנות אמיתיות ולא לפי תחושת בטן. חנות שפותחת הזמנות לראש השנה כבר בסוף אוגוסט אוספת אותן על פני שבועיים רגועים במקום שלושה ימים לחוצים, ומקבלת תמונת ביקוש אמיתית בזמן שעוד אפשר להיערך אליה.

החלטה מוקדמת חוסכת את הטלפון הכי לא נעים של החג: "מצטערים, מה שהזמנת נגמר".

גם לכם מותר לצאת לחופש

עסק קטן לא צריך להיות פתוח בכל יום בשנה. מי שעובד קשה כל השנה זכאי גם לקחת חופש.

אבל בעסק שמבוסס על לקוחות קבועים, שבוע בלי הזמנות הוא יותר משבוע בלי הכנסה. לקוח שרצה להזמין ולא מצא אתכם צריך לפתור את הצורך שלו במקום אחר. לפעמים זו תהיה קנייה חד־פעמית. לפעמים הוא יגלה ספק חדש, יתרגל להזמין ממנו, ויחזור פחות גם אחר כך. רציפות שומרת על ההרגל של הלקוח ועל הערך שהוא מביא לעסק במשך חודשים ושנים.

זה לא אומר שאסור לסגור. זה אומר שכדאי לקבל החלטה מודעת. אולי אפשר לפתוח שבוע מצומצם עם פחות מוצרים, להקדים חלוקה, להכין מארזים קבועים שקל לארוז, לעבוד עם גיבוי, או לקבוע סבב אחד במקום שניים. ואם מחליטים לצאת לחופש ולסגור: מודיעים מוקדם, כותבים מתי ההזמנה האחרונה יוצאת, ומתי חוזרים.

לקוחות מבינים חופשה. מה שמבלבל אותם הוא היעלמות בלי תאריך חזרה.

אין סיכון בלי הזדמנות ולכן חשוב לזכור שבתקופות בהן עסקים אחרים יוצאים לחופשה ואתם לעומת זאת החלטתם לשמור על השגרה, הלקוחות שלהם עלולים להזמין מכם באותה תקופה. שימו לב במיוחד ללקוחות חדשים בתקופות כאלו שכן חלקם יכולים להיות לקוחות קבועים בעלי ערך גבוה מאוד.

לא משאירים את התקשורת ליום החלוקה

בחגים רוב הפניות חוזרות על אותן שאלות: עד מתי אפשר להזמין? מתי זה מגיע? איפה אוספים? אפשר לשנות הזמנה? האם אתם מחלקים גם בשבוע הבא?

שימו את התשובות במקום אחד: הודעה ראשית בחנות עם לוח החג, הודעת וואטסאפ קצרה ללקוחות, ואישור הזמנה שמזכיר את יום החלוקה. ככל שהמידע ברור יותר, כך יהיו פחות טלפונים ברגע האחרון.

וגם את הגבייה כדאי לסגור לפני החג. הזמנות גדולות, לקוחות חדשים ועומס הם שילוב שמייצר חובות פתוחים. אם אפשר לגבות מיעד לאחד ההזמנה עבור לקוחות חדשים/הזמנות גדולות, או לפני שהסחורה יוצאת, בכרטיס שמור או דרך אחרת, עדיף לעשות זאת.

לפני שמתחילים, עוברים על הרשימה

• לקבוע ימי חלוקה לכל חג ולכל אזור.

• להגדיר שעות סגירת הזמנות.

• לבדוק איפה הביקוש עשוי לרדת בגלל נסיעות וחופשות.

• לפתוח הזמנות מוקדמות.

• לבחור שניים או שלושה מארזי חג ומבצע אחד ברור.

• לעדכן מלאי על מוצרים מוגבלים ולסגור כמויות מול ספקים.

• להתאים את מועד החלוקה למה שהלקוחות צריכים להכין או להגיש.

• להחליט מראש אם העסק פתוח, מצומצם או בחופשה.

• לפרסם ללקוחות את לוח החג ואת מועד החזרה.

• לוודא שכל הזמנה שיוצאת לחלוקה משולמת או מטופלת.

מי שמסדר את הדברים האלה בתחילת ספטמבר לא מבטיח לעצמו חג שקט לגמרי וגם ייתכן שבכל זאת יחווה ירידה במכירות. בחגים תמיד יש הפתעות. אבל כה הורדנו הרבה מהלחץ, והשארנו את הזמן למה שהעסק באמת שם בשבילו: להכין הזמנות באפס טעויות, למסור אותן בזמן ולשמח אנשים. בתקופה שלאחר החגים כשכולם יחזרו לשגרה, העסקים שהיו עקביים והתאימו עצמם יראו את התוצאות ויצמחו מהר יותר.

רוצים לנהל הזמנות, מלאי וחלוקה במקום אחד? פותחים חנות ב mypips ומתחילים להתארגן לחג כבר השבוע.